Informationsblatt zur Verarbeitung von Bewerberdaten (w/m/d) (Datenschutzerklärung)

Da uns der Schutz und die Vertraulichkeit Ihrer persönlichen Daten sehr am Herzen liegen, ist der Webasto Unternehmensgruppe (Webasto SE, Webasto Thermo & Comfort SE, Webasto Roof & Components SE sowie deren Tochtergesellschaften) wichtig, deren höchstmöglichen Schutz zu gewährleisten.

Alle persönlichen Daten, die im Rahmen einer Bewerbung bei uns erhoben und verarbeitet werden, sind durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen unberechtigte Zugriffe und Manipulation geschützt.

In diesem Informationsblatt informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Webasto Unternehmensgruppe und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

Was versteht man unter personenbezogenen Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann. Darunter fallen Angaben wie Ihr Name, Anschrift, Postanschrift, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist Datenschutzbeauf­tragter?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:

Webasto SE
Kraillinger Straße 5, 82131 Stockdorf
PO Box 80, 82132 Stockdorf
Telefon: +49 (89) 8 57 94-0
Telefax: +49 89 8 57 94-4 48
dataprotection@webasto.com

Bitte beachten Sie, dass die verantwortliche Stelle im Einzelfall hiervon abweichen kann, wenn Sie sich bei anderen Mutter- oder Tochtergesellschaften der Webasto Unternehmensgruppe beworben haben. Maßgeblich ist dann diejenige Webasto-Gesellschaft, an die Sie sich in Ihrer Bewerbung gewendet haben.

Angaben zur Person des Konzerndatenschutzbeauftragten:

Reinhard Bersch (dataprotection@webasto.com)

Er steht Ihnen für Fragen zum Datenschutz gerne zur Verfügung.

Welche personenbezogenen Daten erheben wir und woher stammen diese?

Gemäß Art. 5 bis 7 DS-GVO dürfen Arbeitgeber Bewerberdaten nur erheben, verarbeiten und nutzen, soweit dies zur Entscheidung über und zur Begründung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist.

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze, Geburtsdatum)
Kontaktdaten (etwa private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
Skill-Daten (z. B. Lebenslauf, Motivationsschreiben, besondere Kenntnisse und Fertigkeiten, Sprachkenntnisse, Qualifikationen)
Arbeitserlaubnis / Aufenthaltstitel (falls erforderlich)
Gesundheitliche Eignung (falls für die ausgeschriebene Stelle relevant)
Weitere Daten aus den Bewerbungsunterlagen

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich direkt bei Ihnen im Rahmen des Einstellungsprozesses erhoben, insbesondere aus den Bewerbungsunterlagen, dem Bewerbungsgespräch und aus dem Personalfragebogen.

Daneben erhalten wir entsprechende Daten von Dritten wie Personalvermittlern, wenn diesen Dritten zuvor entsprechende Informationen zur Weiterleitung zur Verfügung gestellt worden sind. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, auf die wir aus berufsorientierten Netzwerken bestimmungsgemäß zugreifen können (etwa wenn diese öffentlich verfügbar sind). Eine Datenerhebung aus freizeitorientierten Netzwerken erfolgt nicht.

Online-Bewerbungen und Interessenbekundungen im Webasto Bewerber-Portal

Um sich online bei der Webasto Unternehmensgruppe zu bewerben oder Interesse an Stellen zu bekunden, ist es erforderlich, dass Sie sich im Bewerber-Portal registrieren. Hierzu ist die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse sowie das Festlegen eines Passworts notwendig. Im Anschluss an die Registrierung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink zur Verifikation Ihrer E-Mail-Adresse. Der Login erfolgt anschließend durch Eingabe von E-Mail-Adresse und Passwort. Bitte behandeln Sie Ihr Passwort streng vertraulich und geben es nicht an Dritte weiter. Sie werden dann aufgefordert, Daten zu Ihrer Person und deren Möglichkeit, Sie zu kontaktieren, anzugeben, ggf. stellenrelevante Fragen zu beantworten und die üblichen Dokumente wie Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Die Korrespondenz mit Ihnen führen wir regelmäßig über die angegebene E-Mail-Adresse.

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Daten­schutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erfolgt aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO (Anbahnung bzw. Durchführung eines Vertrages) sowie gegebenenfalls nationaler Vorschriften zum Beschäftigtendatenschutz (z.B. in Deutschland: § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG).

Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es erforderlich ist, um eine Bewerbung zu bearbeiten, die ein Angebot eines Arbeitsuchenden an einen Arbeitgeber zur Begründung eines Arbeits- oder Ausbildungsverhältnisses darstellt. Diese wird vom Bewerber an das Unternehmen geschickt. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass der Bewerber im weiteren Bewerbungsprozess nicht berücksichtigt werden kann.

Möchten Sie bei einer Absage in unseren Bewerberpool aufgenommen werden, benötigen wir hierzu ebenfalls eine schriftliche Einwilligungserklärung von Ihnen.

Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit nach Art. 9 Abs. 2 lit. e DS-GVO sowie gegebenenfalls nationaler Vorschriften zum Beschäftigtendatenschutz (z.B. in Deutschland: § 22 Abs. 1 lit. a BDSG) erforderlich sein.

Darüber hinaus sind wir aufgrund der europäischen Antiterrorverordnungen 2580/2001 und 881/2002 in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO berechtigt, Ihre Daten gegen mit den sogenannten „EU-Terrorlisten“ abzugleichen, um sicherzustellen, dass keine Gelder oder sonstigen wirtschaftlichen Ressourcen für terroristische Zwecke bereitgestellt werden.

Neben der Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten wir – sofern Ihre schutzwürdigen Interessen nicht überwiegen – Ihre Daten auch aufgrund unseres berechtigten Interesses oder Interessen eines Dritten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Berechtigte Interessen der Webasto-Unternehmensgruppe in Form interner Verwaltungszwecke bestehen insbesondere im Zusammenhang mit der Speicherung Ihrer Bewerberdaten auf einem Server der Webasto-Unternehmensgruppe innerhalb der EU. Das Hosten der Daten ist zur Gewährleistung eines einheitlichen Bewerbungsprozesses, einer zentralisierten Personalverwaltung sowie der IT-Sicherheit erforderlich.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind.

Soweit wir Ihre Daten nicht für betriebliche Zwecke (z. B. bei Beschäftigungsverhältnis) verarbeiten, speichern wir die für den Bewerbungsprozess erhobenen Daten bis zum Ablauf einer Frist von maximal sechs Monaten nach der Absage.

Nach Ablauf dieser Frist werden die für den Bewerbungsprozess erhobenen Daten gelöscht sofern Sie uns nicht eine Einwilligung zur längeren Aufbewahrung (Bewerberpool) erteilt haben. Die über den Bewerbungsvorgang hinausgehende Speicherungsdauer muss in der Zustimmung zeitlich definiert werden. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft und ohne Angaben von Gründen widerrufen. Im Falle eines Widerrufes werden wir Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich löschen.

Im Falle einer Einstellung übernehmen wir Ihre Bewerbungsunterlagen in Ihre Personalakte. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden diejenigen personenbezogenen Daten weiterhin gespeichert, zu deren Aufbewahrung wir gesetzlich verpflichtet sind. Dies ergibt sich regelmäßig durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung geregelt sind. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).

Wer bekommt Ihre Daten?

Innerhalb unserer Unternehmensgruppe erhalten nur die Personen und Stellen (z. B. Fachbereich, Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung) Ihre personenbezogenen Daten, die in die Entscheidung über Ihre Einstellung eingebunden sind.

Die Unternehmensgruppe (Webasto SE, Webasto Thermo & Comfort SE, Webasto Roof & Components SE sowie deren Tochtergesellschaften) betreibt nicht nur Recruiting, um Stellen bei sich selbst zu besetzen, sondern auch bei anderen Gesellschaften der Webasto Unternehmensgruppe. Die Webasto-Konzerngesellschaften wirken arbeitsteilig zusammen. Eine Übermittlung personenbezogener Daten an eine andere Gesellschaft in der Webasto Unternehmensgruppe erfolgt ebenfalls nur dann, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht und dies für einen der o. g. Zwecke erforderlich ist. Regelmäßig erfolgt eine Übermittlung an und eine Verarbeitung durch eine Konzerngesellschaft, bei der eine Stelle ausgeschrieben ist.

Eine Übermittlung erfolgt bei Bestehen einer rechtlichen Verpflichtung an öffentliche Stelle, beispielsweise Strafverfolgungsbehörden oder die Agentur für Arbeit. Eine Übermittlung an Dritte erfolgt darüber hinaus nur dann, wenn dies für die o. g. Zwecke erforderlich und gesetzlich gestattet ist oder Sie zuvor eingewilligt haben.

Daneben arbeiten wir mit Dienstleistern zusammen, die uns unterstützen. An unsere Dienstleister übermitteln wir personenbezogene Daten nur dann, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage gegeben ist. Es handelt es sich hierbei um Dienstleister der folgenden Bereiche:

Personalberater und –vermittler
Dienstleister zur Prüfung der Bewerberqualifikation
Dienstleister zum Betreiben des Bewerberportals.

Welche Rechte können Sie als Betroffener geltend machen?

Sie haben die Rechte aus den Art. 15 – 22 DS-GVO:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO)

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft und ohne Angaben von Gründen widerrufen, indem Sie uns über Ihren Widerruf informieren. Im Falle eines Widerrufes werden wir Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich löschen.

Bitte wenden Sie sich hierzu an folgende Stelle:

Konzerndatenschutzbeauftragter Reinhard Bersch (dataprotection@webasto.com)

Wo können Sie sich beschweren?

Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 27
91522 Ansbach
Telefon: 0981 53 1300

Werden Ihre Daten in ein Drittland übermittelt?

Die Webasto Unternehmensgruppe verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten hauptsächlich innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes (EU und EWR). Eine Übermittlung in sogenannte Drittstatten, also Staaten außerhalb der EU oder des EWR erfolgt nur, wenn Sie sich bei einem Unternehmen der Webasto Unternehmensgruppe beworben haben, welches in einem solchen Land seine Niederlassung hat.

Die Datenübermittlung in solche Drittstaaten setzt grundsätzlich zusätzlich voraus, dass im jeweiligen Drittland ein hinreichendes Schutzniveau nach Art. 44 ff. EUDSGVO besteht. Für Initiativ-Bewerbungen durch Sie existiert hierfür eine Ausnahme nach Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?

Um Ihre Bewerbung berücksichtigen zu können, benötigen wir von Ihnen diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.

Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass der Bewerber im weiteren Bewerbungsprozess nicht berücksichtigt werden kann.

Weiterführende Informationen

Nachfolgend finden Sie die offiziellen Informationen zur Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO).